心靈書架 # 5 如何善用做事情的時間？

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你好，你今天過得好嗎？

在我們生命的每一天，時間主要是用在休息睡覺、說話溝通以及做事情，根據日本的研究一個每天最好要睡七個小時以上、而有研究指出一個人每天需要說話溝通所說的話有7000到20,000個字，也就是有10張到30張滿滿A 4紙張上面的文字。在做事情方面，不知道您有沒有算過，自己每天從早到晚，需要做幾件事情？而當中有多少件是你自己滿意，且別人也滿意的？有多少件是你想做卻沒有時間做的？

大家好，我是飛利浦，今天要來跟大家繼續分享「時間術のベストセラー100冊」のポイントを１冊にまとめてみた。『100本最暢銷的時間管理術之精華』的亮點，最終回的閱讀心得：『 如何善用你做事情的時間？』

這是一個非營利純分享的Podcast如果你喜歡我們的頻道，歡迎您訂閱並且分享給可能也有需要的朋友。

常聽人家說萬事起頭難，這個起頭難包括從想到要做某件事情，到真正動手去做某件事情，這中間通常會有一段前置時間，有人的前置時間很長很長，就像我們之前分享的『誰搬走了我的乳酪』書中的兩個小矮人一樣，他們發現乳酪不見了，發現問題了，然後就做了很多研究分析討論，但卻沒有任何的行動，直到其中一個小矮人覺醒了，開始跑回迷宮採取行動尋找乳酪，但是重點是，還有另外一個小矮人始終停留在原地。

爲了幫助大家熟悉記憶並方便在日常生活工作中應用，我把它歸納成用六個E開頭的英文單字來代表這六個原則，並想到一個口訣：『六個E，做事得第一』

分別是：1.建立時間表（Establish）, 2.先做可以馬上做完的事（Expedite）, 3.確認期待（Expectation）, 4.不苛求完美（Embrace）, 5.多做自己喜歡的事（Enjoy）, 6.不要拖延（Efficient）

1. 建立時間表（Establish）是先列出當天要做哪些事情的時間表，你可以當天早上排定最好是前一天晚上睡覺前排定好。

因為排定時間表可以增加「完成表定事情」的動力。讓人不必再浪費時間猶豫考慮下一步該做什麼，心情也會比較好，不容易感到疲倦。

有研究指出，除非有設定的最後期限，否則人們很難採取行動。

帕金森定律1st：工作量會不斷增加，直到填滿你的時間。

因為我們傾向於用完我們的所有時間。當你擁有的時間越多，你就越可能會拖延或過度增加做一些不必要的工作。

譬如，一項工作實際只需要30分鐘就能完成，但如果老闆對你說，請在三個小時內完成，員工通常會如期在三個小時完成。這是浪費時間的最佳例子。

在排定工作時間表中的順序時，要考慮兩個重要因素：

緊急度x重要性=優先順序

另外當我們在設定目標的時候也要善用smart的法則：就是要具體、可衡量、可達成、有關聯性、並且設定完成期限。例如針對學日語的目標可以這樣設：我要達到去日本旅行的時候可以跟當地人用簡單日語溝通的目標、我預計在明年12月通過N 4日語檢定考試、我會每天花半個小時學日語，並且從明年六月開始，每個月做一次模擬考試的試題。

另外，很重要的一點是『決定不做什麼』而不是做什麼？明確訂出「停止做什麼以及如何停止」的標準，整已出你的不做清單，放棄一切對你來說不重要的事情”、“說清楚你不會做什麼。”、“決定你永遠不會做的事情。”

2. 先做可以馬上做完的事（Expedite）

最好先立即開始執行可以在 2 到 10 分鐘內完成的任務，因為從簡單的工作開始，可以創造出工作的成就感跟節奏，而且如果不立即做能做的事，工作就會逐漸堆積起來，一切都會落後。有哪些事情是可以在「2到10分鐘就能完成的」？例如回覆信息郵件、發信息詢問或請同仁協助某些事項、預訂跟客戶晚餐的餐廳、保持辦公桌的乾淨整潔等。

很多人會很不好意思麻煩別人幫忙，有時候可能因為覺得自己動手比較快、或是自己做比較放心。然而，有些時候如果你不把事情留給別人，你可能會剝奪別人成長的機會。而且凡事都是自己親力親為，還會佔用您的時間並降低您的效率。把事情交給別人並不是壞事。

3.確認期待(Expectation)

就跟去餐廳吃飯點菜，服務人員總是會跟客人重複確認客人點的菜是哪幾項一樣。

在職場上，經常聽到有人在抱怨自己非常認真非常努力，但是每次升遷，老闆好像都沒有看見他一樣，而感到非常的沮喪挫折。遇到這樣子的同事，我通常會花一些時間跟他聊一下，提醒他們在職場上做事，『抬頭苦幹』比『埋頭苦幹』來得更重要。

什麼叫做抬頭苦幹？抬頭苦幹就是要先了解你的老闆、你的客戶的需求究竟是什麼？他們需要解決什麼樣的問題？他們需要得到什麼樣的幫助？這一點需要事前跟他們確認溝通，而不是單憑自己的想像別人可能需要什麼？

需要先去了解對方的“滿意線”，“完美”不是從自己的角度來看“完美”，因為你認為的 100 分不一定是老闆或客戶的 100 分。千萬不要浪費時間在達到您自己想要的品質水準。

如果沒有先釐清對方的期待，就會長發生閩南語上所說的『做到流汗被人家嫌到流口水。做得很辛苦，卻被人嫌得半死』

這個原則也可以應用在日常的瑣碎事情上面，要留意不要『品質過剩』，例如明明可以用電話簡單講個幾分鐘跟客戶做詢問釐清，卻寫了長長的郵件內容，不但會浪費客戶讀郵件的時間，特別是對國外的客戶，因為文化的差異，可能會因為內容寫得太複雜，而讓客戶誤會，用幾分鐘打電話釐清不只簡單明瞭，而且能夠讓客戶感受到我們的熱情跟細膩親切的做事態度。

4.不苛求完美

與其追求完美，不如追求先把事情完成(Embrace)

達成80 分是一項指引。先完成80分，然後跟老闆、客戶或同事確認校正一下，方向是否正確？是不是還有需要進一步加強或補充的地方。

我的經驗是，一個企業，做重大決策一定要有數字的分析作為決策的依據，但是數字的分析並不是要做到一百分才交出來，而是在數字分析做到一定程度的時候，就要提出來做初步的討論，如果80分的數字已經足以做出正確決策，那就做到80分就可以了，過度的追求完美，常常是浪費資源的一個主要原因之一，沒想到在日本做事這麼追求細緻苛求的工作文化之下，作者也提醒要“停止苛求完美”。

因為沒有任何工作或計劃是完美的。即使你認為自己達到了理想的結果，也不一定意味著它會符合對方的理想。

當然也要視情況而定，需要做到完美極致的地方就要做到完美極致，以前我讀過一本日本本管理書籍，裡面提到一個概念，一百分跟99分的差距是幾分？我也曾經在公司的會議上提出來問公司的主管們，其實答案不是只相差1分，而是差了一百分，為什麼？譬如說當我們在爭取一個客戶的訂單，如果我們輸給競爭同業，即使只是輸一點點，也會失去整個訂單，所以一百分跟99分的差距，實際上是一百分跟零分的差距。所以要抬頭苦幹，要能夠分辨什麼事情是要做到極致，如果為山九仞，功虧一簣，那樣子前面花的99分的力氣就會都白白浪費掉了。

5. 多做自己喜歡的事（Enjoy）

多花時間做你喜歡做的事，不只做事的動力會增加、還可以幫助自己保持心理的健康，因為如果你持續做你不想做的事情，可能會讓你長期處在極大的身心壓力之下。

而多花時間做你喜歡做的事，不只可以幫助自己發展擅長的領域，如果也能幫助到周圍的人，就會使你成為一個散播『祝福』、傳播『愛』的人，自己也必然因此而蒙受祝福。

6.不要拖延(Efficient )

當我們想到要做某些事情，常常會有拖延的習慣，告訴自己說不急不急，可以晚一點再做，但是這樣做會有什麼樣的缺點呢?

除了如果沒把握機會去做，將來可能會沒機會做的遺憾以外，其實當你想到「我想做這件事」的那一刻，其實動力就達到了頂峰。現在就是開始的最佳時機。而且立即開始的好處是，即使事情進展不順利，你也會有比較充裕的時間調整做事情的方法。而且將來不會後悔『沒有早點開始做』

分享到這裡，又到了我們Podcast的尾聲了，不曉得您聽完這一集有沒有什麼樣的收穫呢？

讓我們也稍微回顧一下，這本書的閱讀心得，提醒您

1. 寫下自己人生的願望清單

2. 以五年為一個時間區間，把清單的內容，放進去你計劃要實現的時間區間

3. 寫一封信給自己，一年後的年底再打開來看，看你自己完成了多少願望

來規劃善用豐富你一生的時間

然後用五個E+ 五段作息法， 五個Ｅ：睡飽(Enough)、早起（Early ）、運動(Exercise)、留