403.- Sal del caos ordena tu empresa

Simple Informática. Guías tecnológicas de 5 minutos

Hola, bienvenidos y bienvenidas un día más a las Guías Tecnológicas de cinco minutos de Simple Informática. Yo soy Pedro Vicente y como todos los martes voy a intentar contestaros algunas de las preguntas que nos hacen nuestros clientes o nuestros oyentes y contestarlas en una forma simple, en una forma sencilla.

Todos hemos empezado nuestras empresas metidos en el caos

Este martes es día uno y es fiesta aquí en España, fiesta nacional, pero yo lo dejo grabado para que salga otro martes más y lo escuchéis cuando os venga bien. Hoy estamos en el programa 403 que la hemos titulado Sal del caos, ordena tu empresa. Ya en el capítulo pasado, en el 402, hablábamos del tema de para qué te puede valer una web y una de esas partes son la automatización. Hablamos también en la transformación digital sobre la automatización de procesos, cosas que vas a hacer repetitivas, tratar de tenerlas preparadas para no tener que hacerlas todas las veces y generar más tiempo.

Cuando empezamos un negocio, todos hemos empezado metidos en el caos, en el desorden. Nadie es perfecto. No vas a arrancar tu negocio con toda la documentación preparada cuando viene un cliente, entregársela y tener mucho tiempo libre y poder hacer otras cosas. Normalmente lo que te pasa es todo lo contrario.

Hacer un paso a paso, un protocolo, estandarizar procesos

Para tener más tiempo, para tener menos estrés. Yo lo que recomiendo es hacer un paso a paso. Si te digo que hagas procesos, que hagas protocolos, que te va a sonar a lío. Pero vamos, al final es hacer un paso a paso. Si cada vez que viene un cliente lo primero que hace es:

Pues te cuento, pues esto es así y si eso lo tuvieras ya por escrito lo podrías entregar. Si cada vez que viene un cliente tienes que hacer cualquier proceso, fíjate en cómo haces el proceso y haz ese paso a paso.

A lo mejor no puedes dar todos los pasos, pero a lo mejor hay algunos que sí que los puedes dejar hechos y te evitarás cada vez que viene alguien tener que dar el mismo paso.

Pongo un ejemplo para que valga a todos. Hace un poco de referencia a lo que llaman ahora el onboarding. Cada vez que llega un cliente lo que haces es ese onboarding, desde que entra hasta que le entregas todo, eso es lo que le llaman el onboarding, todos los pasos que das con él, desde las dudas que te pregunte que a lo mejor las puedes tener como decíamos en una página web y tenerlas allí para que cuando alguien entre igual ya consulta las dudas y no tiene que volver. Te las hacen desde tu catálogo, con tus productos o con tus servicios.

Como hablamos el otro día, ya puedes tener en la web poniendo cuáles son tus servicios para decir esto es lo que hacemos y lo hacemos así. Cuanto más explicado esté y cuanto mejor explicado este, menos preguntas van a tener que hacerte y más fácil que el cliente o te llame simplemente para asegurar que lo que estás diciendo se puede hacer o se puede hacer bien o lo que sea.

Tu catálogo te vale igual para tus productos que para tu servicio. Y si le das una vuelta a ese catálogo y le pones el precio, mejor.

Que callarse el precio, no ponerlo pensando que se va a enterar la competencia, y pensar mejor que me pregunta el cliente es un error total. Tú pon los precios porque tu competencia se va a enterar de tus precios, porque te va a llamar y se va a enterar. Y tu cliente, que es el que necesita saberlo, no lo va a saber. Igual no te llama porque no le apetece llamarte y si viera el precio diría a me cuadra, es barato, es caro, lo que sea, pero me cuadra igual entonces te llama.0

Igual digo, para un tema de contratación, por ejemplo, Vale, ya lo he visto todo. ¿Te parece bien? Venga, me tienes que pagar te voy a mandar un enlace para que me pagues.

Hay mil maneras, si ya tienes una tienda online. Desde luego lo que vas a hacer es tener la tarjeta, tener la forma de pago con una tarjeta de crédito y según entra el cliente puede dar sus datos y te va a pagar y no tienes cada vez que viene. Pues ahora voy a hacer esto, voy a hacer lo otro para ver si me pagan allí. Si lo tienes todo hecho, será mucho más fácil y todo tipo de comunicación con el cliente, como decimos desde el onboarding desde que entra y hablas con él hasta antes de que llegue para que se vaya enterando de tus servicios, de tu producto y sepa todo lo que estás haciendo.

Tareas repetitivas que podemos tener grabadas para salir de ese desorden

Estamos hablando de las tareas repetitivas que podemos tener grabadas para salir de ese desorden, de ese caos. Y cuando entre alguien ya lo tienes todo hecho, no tienes que estar pensando y esto cómo lo hago. Si tú ya generas un precio a tu servicio, mira esto vale tanto lo tienes paquetizado.

No, es que depende de cada cliente.

Es mejor que paquetices, que hagas procesos entandarizados, por eso hablamos de generar protocolos, de que hagas todo de una manera que sea sencilla para tu cliente, que diga vale, pues yo pago esto y ya está.

Estamos hablando de onboarding, pero podemos hablar de tareas de administración que tendrás que hacer. Harás primero tu trabajo y luego dirás Y ahora me quedo por la noche para hacer la factura.

He hablado mil veces en otros programas, las facturas en Word, en Excel o como quieras. Te recomendamos que lo hagas en una base de datos. Nosotros a muchos de nuestros clientes en FileMaker, que es una base de datos super sencilla, donde le preparas un modelo de factura y luego puedes recuperar las facturas que has entregado o los presupuestos que has entregado a un cliente.

En qué fecha. A qué precio le diste. Lo vuelves a recuperar, los editas, cambias algo, le añades lo que te pida al cliente, lo vuelves a sacar y todo es más cómodo.

Y si lo vas haciendo cada vez en una hoja de papel o como quieras, todo te va a costar más que lo que ganas, haciendo este paso a paso y teniendo esta automatización de procesos.

Al principio presentabas la documentación a tu gestoría y tu gestoría se encargaba de todo. Al final hemos tenido que ir poniendo ordenadores. Menos mal, hemos ido automatizando algo y ya pasamos a tener que poner página web para que todas esas automatizaciones estén online y la gente las vea.

Ganar tiempo y ganar calidad automatizando tareas

Que te permite, Qué es lo que te hace el salir para generar, ganar tiempo y ganar calidad, porque tú a tu cliente le vas a entregar algo mucho más documentado. No se te va a olvidar comentar algo porque ya lo tienes todo escrito en una hoja. Eso lo vas a entregar así. Se me olvidó decirle tal, se me olvidó decirle…, que para que no haya todos esos errores es mejor que lo tengas ya todo preparado para cuando lleguen. Ganas tiempo, ganas calidad, ahorras tiempo y ahorras energía. Además, minimizas errores. Como estoy diciendo, vas a tener una imagen mucho más profesional. Desde luego vas a ser más eficiente, vas a ser más eficaz. Y si, si la excusa de siempre es la del no tengo tiempo, ahora me voy a poner yo a estandarizar esto, a hacer estos procesos, a tener una documentación ya hecha. Te digo una cosa, siempre hay una cosa que es urgente y lo urgente tapa lo importante, pero piensa que esto es más importante que lo urgente.

A veces hay que parar un poco y decir voy a sacar todo esto que es importante porque me va a hacer trabajar mucho mejor.

Ya se me va el tiempo y no sé si he dejado claro cuál es el mensaje, que lo de intentar automatizar el proceso es fundamental, sea a través de la página web o se haga en tu propio ordenador, haciendo base de datos o como quieras, pero sal del caos e intenta tener las cosas organizadas porque te ira mucha mejor. Tendrás mucho más tiempo para ti o para tu familia, para lo que quieras, pero desde luego vas a dar lo que estoy diciendo, una imagen más profesional y vas a tener más tiempo para poder hacer cosas para ti.

Bueno, lo dejo aquí. Gracias y hasta el martes que viene. Gracias a todos los que nos escucháis a diario, los que nos dejáis comentarios en vuestras redes sociales, porque eso nos ayuda a crecer y a que otros empresarios nos vean. Y si queréis tener con nosotros una consultoría sobre cualquiera de todos los temas que tratamos de páginas web, de informática, de software, ya sabéis, entrar en nuestra página web y nos dejáis allí tenéis una, un botoncito para poder pedir una cita con nosotros. Es una consultoría que dura una hora y es gratuita. Más fácil no puede ser. Gracias y hasta la próxima.

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