377.- Motivos para utilizar un ERP, 9 y 10

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Bienvenidos y bienvenidas un día más a nuestra guía tecnológica de cinco minutos de simple informática, donde tratamos de contestar a las preguntas que nos hacen nuestros clientes o nuestros oyentes en 5 minutos.

Hoy nos encontramos ya en nuestro monográfico sobre los ERP porque al final he tenido que dedicar varios programas para poder contar los diez motivos para utilizar un RP. Hoy vamos a contar las razones la 9 y la 10. Este programa es el 377 que le llamaremos igual que a los demás motivos para utilizar un ERP y llevarán el 9 y el 10.

Lo que digo no voy a repasar todas las anteriores porque si no me dedico nada más que a repasar, os recomiendo que escuchéis el programa pasado para que vayáis viendo cuáles son esos motivos por los que utilizar un ERP y ahí vamos a entrar directamente al motivo número 9.

Si utilizas un ERP tendrás una seguridad muchísimo mayor

Si no utilizas un ERP, la seguridad que vas a tener es mínima y si utilizas un ERP tendrás una seguridad muchísimo mayor. ¿A qué nos referimos cuando hablamos de la seguridad, en este caso en la gestión?

Tú cuando, por ejemplo, vas a hacer una venta, te dediques a lo que te dediques y haces una factura si puede venir alguien de la empresa detrás y tocar esa factura. Puedes tener un problema serio, un problema bastante grave o si pueden de alguna manera manipular sobre el almacén, hacer un albarán, que luego el albarán desaparezca o si tienes facturas de compra. Has comprado cosas y no eres tú el dueño el que está comprando, hay una persona en compras y puede manipular de alguna manera todas esas compras, pues puede que tengas un problema grave porque no vas a saber que está pasando en tu empresa. Vamos, que alguien puede llegar y comprarse una televisión para su casa. Tú lo vas a pagar porque entre todas las compras que hagas no te vas a enterar de una televisión o algo que tenga que ver con tu propio negocio y no te enterarás. Y me da igual que sea una televisión o que te dediques a la venta de tomates y se compre 4 kilos o haga lo que quiera.

Si no vas a poder enterarte porque no vas a saber lo que has comprado si tiene una repercusión. La única manera de tener seguridad en los negocios, para los empresarios, para los dueños, es que esté todo metido en un solo programa, en un ERP y así lo comprado te aparecerá en tus compras e irás a conciliar compras con banco y verás que lo has pagado. Y eso o está en el almacén o tiene una factura de salida. Y entonces tendrás otro documento que será una factura de salida donde tú has vendido ese material que has comprado y esa factura de salida y podrás verlo en el banco que tienes un apunte donde alguien te ha hecho una transferencia, te paga en metálico o como sea.

Tu tendrás que ver que todo lo que dice tu contabilidad coincide con lo que tienes en los bancos. De esa manera tú puedes comprar mil cosas, meterlas en el almacén y luego irla sacando de una en una o en el almacén de tu programa. El ERP te lo va a decir que lo tienes en almacén o lo tienes vendido y ya lo has cobrado.

Esa es la manera de dormir tranquilo, de decir todo lo que está ocurriendo en mi empresa. Sé que está bien. Eso es lo que llamamos tener seguridad o tener confianza en el software que está gestionando tu empresa y va a ser la única manera que tengas de que todo funcione y que alguien lo pueda revisar,

Que luego puedas contratar, como nosotros hacemos aquí, que tenemos un auditor externo que viene y comprueba que todos los datos que están en el software son correctos. Habla con la gente de administración para decirle Oye, ¿Dónde está esta factura? ¿Dónde está esta otra? ¿Como habéis hecho esto? ¿Como habéis hecho el otro?

Y, por último, la razón décima. Veis que la novena es una razón fuerte de la que se puede hablar mucho y de la que hablamos mucho cuando tenemos las reuniones con nuestros clientes. Pero ya como quiero acabar este monográfico para no liar demasiado, voy ahí con la razón décima y si acaso ya volveremos a tocar estos temas otras veces, la décima como digo.

Si no tienes ERP tendrás todos los departamentos aislados

Si no tienes ERP tendrás todos los departamentos aislados. Comercial irá, por un lado, los técnicos irán por otro, administración irá por otro y si tienes un ERP de todos los departamentos estarán interconectados. Lo mismo que contábamos en los capítulos anteriores, cuando a un comercial un cliente le dice que se va a cambiar de dirección y el comercial cambia la dirección para ir a visitarle él, pero el técnico no lo sabe y el técnico se va una dirección distinta. Entonces, si el comercial lo cambia en una sola base de datos, el técnico lo tendrá, cambiado y cuando vaya a visitar el cliente ya lo tendrá cambiado. Cuando él tenga que llamar, llamará al que es o el de administración. Si tiene que reclamar una factura, llamará al teléfono que es y no llamará al teléfono antiguo y tendrá que preguntarle al comercial que cuál es el teléfono nuevo que ha pasado con este cliente que no es capaz de ponerse en contacto con él. El tener los departamentos interconectados lo que te hace es trabajar una vez, tener solo una base de datos como decíamos, y trabajar sólo una vez en todos los departamentos.

Como ya contaba en el ejemplo también nuestro, de cuando se hacen las partes de trabajo, todos los departamentos se van sobre el mismo hilo, se arranca una avería, la avería se repara, el comercial dice a quien se le imputa el gasto. Si se cobra, si no se cobra, administración la factura y luego reclama el pago va a ir todo seguido y por eso hay que tener todos los departamentos conectados, porque si no iremos cada uno por nuestro lado y todo nos no será más difícil, nos complicará más la vida.

Y hasta aquí que ya ha llegado al tiempo. Como ya dije cuando hice el primero de los ERP, me parecía que estaba, que me decían que estaba todo muy como muy deprisa y muy difícil de entender. Ahora he tenido que hacer varios para poder contar todo esto, porque ya sabéis que es largo y todavía me quedan, que tengo que hacer uno por lo menos al hacer de los departamentos para poder contar un poco sobre el departamento, aunque no tenga que ver con los ERP, que lo saco como una parte más de los ERP. Pero de lo que quería hablar de los departamentos en las empresas si los haré porque me preguntaron también.

Bueno, pues eso, que hasta aquí gracias a todos los que nos escucha y por estar ahí, por estar todos los días escuchando esto podcast o los días que sacamos. Gracias por dejarnos vuestros comentarios en vuestras redes sociales o en ITunes o Ivoox.

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Gracias y hasta la semana que viene.

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