374.- Motivos para utilizar un ERP, 3 y 4

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Bienvenidos y bienvenidas un día más a nuestras guías tecnológicas de cinco minutos de simple informática. En el post pasado en el 3 7 3 hablábamos de los motivos para utilizar un ERP y daba sólo 2 motivos de los 10 que tengo en la lista y hoy voy a intentar continuar con los que pueda ir y creciendo hasta llegar a los 10.

Hoy es nuestro programa de 3 7 4 que la llamaremos otra vez motivo para utilizar un ERP y le pondremos los que sea capaz de avanzar.

Tener el ERP o no tenerlo

En el capítulo pasado, hablábamos de tener el ERP contra no tenerlo y hablábamos de que las empresas que no tienen un ERP tienen una visión parcial de la empresa y las que tienen ERP tienen una visión de 360 grados y luego hablamos de la toma de decisiones sin datos concretos.

Cuando no tienes un ERP la toma de decisiones respaldada por datos actualizados en tiempo real. Aunque yo estaba dando un motivo muy del día a día de tener controlado la gente que sale, en nuestro caso de los técnicos, cuando van a hacer las reparaciones, a ver qué reparaciones hay, que clientes están pendientes de resolver algún problema o una reparación que está aquí, o cuántas horas se echan de casos muy concretos. Este punto el punto II va más allá, es eso que llaman el big data, tener datos.

No solo es que estés metiendo los datos para poder gestionar tu negocio en ese día a día, en cada minuto, sino que además luego puedes recuperar y puedes decir cuántas horas ha trabajado este técnico este año o cuántas de las horas que ha trabajado este técnico este año yo he facturado porque puede que haya trabajado muchas horas, pero haya facturado muy pocas. Entonces irás viendo cuáles son los problemas en tu empresa.

A nivel comercial pasa igual. Luego haré un apartado donde hable de los departamentos de la empresa y cómo afecta al ERP de cada uno de los departamentos, que se entenderá mejor. En esto que estoy poniendo casos concretos, a nivel comercial te pase igual, ¿Qué cliente me ha comprado que cosas y cuánto? Nosotros aquí calificamos a los clientes dependiendo del volumen de compra de facturación que te hacen.

Normalmente según la ley de Pareto y siempre te funciona, el 20 por ciento de tus clientes te factura el 80 por ciento de la facturación de la empresa.

Entonces ese 20 por ciento de clientes son los que vamos a clasificar como A y obligamos a los comerciales a que tengan visitas todos los años, a que se pasen por allí, a que hablen con ellos, porque son la gente que para ti es más importante. A eso te ayuda ERP también.

Hoy voy a entrar en la número tres porque si no, no avanzo. La verdad que todas son largas y podría estar bastante tiempo hablando de cada una de ellas y lo haré luego. Si me lo pedís, hablaré más en profundidad de cada una de ellas.

Programas independientes o un único programa.

El motivo número 3. Las empresas que no tienen un ERP tienen programas independientes y las empresas que tienen un ERP tienen un único programa. Aunque parezca una tontería, el tener programas independientes como ya hablaba en el capítulo anterior, te va a hacer consultar la información de tu empresa en multitud de sitios. Lo que decía si tienes la facturación hecha en una app que llevas en el móvil y que te factura y es la mejor del mundo y te automatiza y bueno, es todo perfecto, pero ahí tienes la facturación.

Pero luego las facturas de compra las tienes en otra aplicación o ni siquiera las llevas. No estas metiendo los datos de compra, será muy difícil saber lo que ganas en cada proyecto, porque tú no estás comparando lo que te gastas, con lo que cobras por hacer el trabajo que hagas. Me da igual si es mano de obra tendrás que ver lo que te estaba contando, cuántas horas se echan, cuántas horas se facturan y tendrás que controlar lo que el técnico está haciendo. Si tú solo emites la factura, pero no sabes cuántas horas echa cada técnico a lo largo del año y cuánto te está facturando. Tampoco vas a saber lo que está ganando. Tendrás la intuición. Y al final del año, pues mira, en el banco hay tanto. Estoy ganando dinero, pero de esa manera va a ser difícil que controles lo que le está pasando a tu empresa. Por eso el tenerlo centralizado todo en un único programa lo que te va a dar es la ventaja de poder comparar y de poder saber exactamente qué es lo que estás ganando.

Información duplicada o solo una base de datos centralizada

Además de la cuarta razón, que es el que no tiene un ERP es fácil que tenga la información duplicada, porque el que tiene un ERP va a tener solo una base de datos centralizada y vas a meter los datos del cliente una vez. Y si a un comercial le dice un cliente, cambia la dirección o cambia el teléfono, lo va a cambiar el comercial, pero se lo va a cambiar para el que hace la facturación y se lo va a cambiar para el técnico, que tiene que ir a esa dirección y se lo va a cambiar para todo el que tenga que tratar con el cliente, para el call center, para cualquiera que tenga que tener ese contacto con el cliente. Los datos que cambia el comercial quedan cambiados y para todos ese teléfono ya es el nuevo y no tienes que estar diciendo cambiar el teléfono, cambiar el teléfono, cambiar teléfono. Eso te digo por decir una cosa sencilla que sería cambiar un teléfono, una dirección.

Si la empresa cambia cualquier otra cosa y lo tienes que ir cambiando en todas la bases de datos, la base de las facturas, la base de datos de la contabilidad, la base de datos de los presupuestos, la base de datos que tenemos para las facturas de proveedores los gastos, a lo mejor es un proveedor, que también es un cliente, y tienes que cambiar en un lado y también en el otro.

El tener la información centralizada en un único programa es tener todo en una base de datos centralizada. Así ni se duplica la información ni tienes programas independientes. Esas son las dos razones que toca hoy, que ya llegaba a los cinco minutos y me siguen quedando hasta que haga las 10.

Consultoría gratuita de una hora

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Sólo tenéis que entrar en nuestra página web, o nos da igual, mandarnos un correo electrónico o entrar dentro de las consultorías y mandarnos un formulario pidiéndo esa consultoría gratuita. Y nosotros la haremos.

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