096 Nombres de archivos

BIMlevel

• Nomenclatura de archivos, codificación de documentos, convención o convenio de nombres...
• EUBIM 2021 - Nomenclatura en Proyectos BIM - Norena Martín
  • https://www.youtube.com/watch?v=XObp85hDm3M
• Nueva configuración de estándar de nomenclatura en BIM360
  • https://constructionblog.autodesk.com/autodesk-workflows-iso-19650/
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        • Gestión y soporte masivo de usuarios
        • Gestión masiva de proyectos
        • Creación de cuadros de análisis de uso
        • Configuración de sincronización entre plataformas de CDE

Por qué usar nomenclaturas

• Cuando hace 20-30 años se trabajaba todo en papel:
  • Portadas y encabezados en documentos.
  • Carpetas
  • Archivadores de cartón, o muebles "Archivador".
• Con los archivos digitales hay que ser igual de ordenado.
  • Garantizar que siempre vas a encontrar un archivo que sabes que existe.
  • Garantizar que sea posible descubrir archivos que no sabes que existen.
  • Poder hacer ambas cosas en el menor tiempo posibles (segundos o como mucho pocos minutos).
• Es tan importante que hoy en día hay:
  • Estudios de gestión documental (ciclos, carreras y másteres)
  • Software de Gestión documental.
  • Muchas normas ISO sobre gestión documental.
• Pero la mayoría de las personas trabajan en PYMES, y "sólo" con miles de documentos, no cientos de miles.
  • Sólo cuentan con dos herramientas para tener ordenados los archivos:
    • Estructura de carpetas (la versión digital de las carpetas y archivadores).
    • Nombre de los archivos (la versión digital de portadas y encabezados).
  • Gracias a las "nubes", en la última década se han simplificado:
    • Copia de seguridad.
    • Control de versiones.
    • Compartir archivos fuera de tu PC o tu red local.
    • Control de permisos de acceso y edición.

El problema

• Todos los usuarios pueden poner el nombre de archivo quieran y ponerlo en la carpeta que quieran (de las que tienen permisos de edición).
• Hay personas ordenadas y personas desordenadas.
  • Dentro de las personas ordenadas, hay distintos criterios.
• Hay empresas ordenadas y empresas desordenadas.
  • Dentro de las empresas ordenadas, hay distintos criterios.
    • Esto es un problema cuando tienes que colaborar de forma intensa con otra empresa.
    • O en nuestro sector con el enfoque de Entorno Común de Datos.
      • 073 CDE
      • 086 Implantar un CDE
    • No es eficiente tener un sistema interno y otro para el cliente.

Qué dicen las guías y estándares BIM

• Todas las guías y estándares BIM dicen que un sistema de nomenclatura de archivos es importante y necesario.
• Sólo algunas entran a definirlo en detalle y generalmente sólo para los archivos de modelos 3D y subelementos como vistas, capas, familias...:
  • GSA (EEUU): https://www.gsa.gov/real-estate/design-construction/3d4d-building-information-modeling/guidelines-for-bim-software/guidelines/technical-standards/bim-technical-standards-naming
  • Singapur: https://www.corenet.gov.sg/media/2157490/1_cp_for_bim_esubmission_gr_v1-1.pdf
  • Statsbygg (Noruega): https://dok.statsbygg.no/wp-content/uploads/2020/06/statsbyggs-bim-manual-1-2-1_en_20131217.pdf
• En 2007, la PAS1192 incluía una detallada forma de nombrar carpetas, archivos (todo tipo de archivos) y "capas".
  • 13 páginas en total. (la PAS tenía 38).
  • 12 campos separados por guiones medios.
    • En archivos 7 obligatorios y 3 opcionales.
  • Este sistema es el que usa casi calcado PlanBIM Chile.
    • Quitan clasificación y añaden descripción.
    • La PAS ya no está disponible, pero en PlanBIM Chile pueden descargar gratis su versión.
      • https://planbim.cl/biblioteca/documentos-estandar/
• En 2012, la PAS1192-2, se hace referencia a la primera PAS y define:
  • Ya no menciona las carpetas.
  • Añade un par de códigos para el campo tipo.
  • Recuerda que los campos de estado y revisión son en realidad metadatos que sólo deben ir en el nombre si no se dispone de un gestor de archivos que soporte metadatos.
• En 2018 aparece la ISO19650-2
  • No define nomenclaturas concretas, al parecer para no entrar en conflicto con los sistemas existentes en cada país.
  • Sólo establece 3 requisitos:
    1. Cada archivo debe tener un identificador (nombre) ÚNICO, basado en reglas y compuesto por campos separados por un limitador.
    2. Cada campo del nombre debe tener una codificación también basada en una regla.
    3. Además del nombre, cada archivo debe tener 3 metadatos:
       • Estado, revisión y clasificación.
       • Los mismo que en la PAS eran opcionales.
       • Una década después ya no se contempla que el software de gestión de archivos no pueda gestión metadatos.
         • Es más, estos 3 requisitos están en el apartado de requisitos del CDE.

El anexo nacional británico al rescate

• Desarrolla los 3 requisitos de: nombre único, campos codificados y metadatos.
  • Oh casualidad, los 7+3 campos de la PAS del 2007.
    • Los 3 opcionales se convierten en los 3 metadatos.
    • Aunque si el archivo va salir del CDE, deberían añadirse estos 3 metadatos como sufijos en el nombre.
• En febrero de 2021 sacaron una revisión del anexo nacional:
  • Eliminan los requisitos de caracteres mínimos y máximos de cada campo, y simplemente recomiendan que sean lo más cortos posibles.
  • Cambian el nombre a 4 de los campos, y de esos, a 2, los códigos a usar.
  • Los códigos del metadato Estado, cambian y se simplifican para encajar mejor con la ISO19650-2.

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Definición de los campos

• Separados siempre con guion medio.
• Sólo para archivos (ni carpetas, ni capas, ni objetos...)
  • El cliente, en acuerdo con los proveedores principales definen a qué tipos de archivos aplica.
• En cada proyecto, el número de caracteres debe ser el mismo para cada campo.

Nombre

1. Proyecto
   • Identificador común del proyecto
   • Si es un proyecto por fases o que engloba varios proyectos, se pueden incluir en este código.
   • Lo más corto posible.
2. Autor
   • Identificador único para la empresa responsable de generar el archivo.
   • El arquitecto ha subcontratado a un infografista externo.
     • Si el infografista aparece en los cronogramas como responsable de la tarea de generar las infografías, va él. Sino iría el arquitecto.
   • Lo más corto posible.
3. División funcional
   • En proyectos que estén divididos física o conceptualmente en grandes grupos, con cuál de estos grupos está relacionado el archivo.
     • Estructura Bajo rasante, estructura sobre rasante, envolventes y cubiertas, sistema eléctrico, particiones y acabados....
   • Lo más corto posible.
   • ZZ para múltiples funciones, XX si no aplica.
     • Si son 3, pues ZZZ o XXX.
4. División espacial
   • Si el archivo está relacionado con un nivel en concreto, o con un tramo en concreto del proyecto.
     • También un edificio o estación, o ala de un edificio, zona de parking, etc
   • Lo más corto posible.
   • ZZ para múltiples funciones, XX si no aplica.
     • Si son 3, pues ZZZ o XXX.
   • La combinación de división funcional y espacial deberían reflejar la estrategia de federación del proyecto.
5. Forma
   • Tipo de información contenida en el archivo.
   • Según ISO 29845.
     • Se puede ampliar con códigos específicos del proyecto.
     • 1 Carácter:
       • D - Dibujo
       • G - Diagrama
       • I - Imagen
       • L - Lista
       • M - Modelo
       • T - Texto
       • V - Video/Audio
   • No confundir con formato:
     • Dibujo: dwg, pdf, jpg...
     • Modelo: ifc, rvt, dwg, nwc...
     • Imagen: png, jpg, gif...
6. Disciplina
   • A qué disciplina pertenece el archivo.
     • A - Arquitectura
     • B - Arquitectura técnica (Building surveying)
     • C - Ingeniería civil
     • D - Demoliciones
     • E - Ingeniería eléctrica
     • F - Gestión de activos (Facility)
     • G - Ingeniería del terreno (Ground engineering)
     • H - Ingeniería de carreteras y transportes (Highways...)
     • L - Paisajismo
     • M - Ingeniería mecánica
     • O - otras disciplinas
     • P - Ingeniería en salud pública (Public...)
     • Q - Mediciones y presupuestos
     • R - Project management
     • S - Ingeniería estructural
     • T - Planificación urbana y rural, y control de la construcción (Town...
     • W - Ingeniería del agua
     • X - No aplica disciplina
     • Y - Levantamiento topográfico
     • Z - Múltiples disciplinas
   • Z para múltiples disciplinas. X si no aplica.
   • 1 caracter, se puede ampliar a dos.
7. Número
   • Número para diferenciar archivos con la misma codificación en el resto de campos.
   • Si se deciden 3 caracteres, hay que rellenar con 0 para que siempre sean 3 caracteres.
   • También es un campo obligatorio.

Atributos o metadatos

• Estado
  • Trabajo en curso S0
  • Compartido
    • S1 - Compartido para coordinación
      • El que recibe el documento tienen que cotejarlo con los suyos propios.
    • S2 - Compartido para información
      • El que recibe el documento no tiene que hacer nada en concreto con los suyos propios.
    • S3 - Compartido para revisión y cometarios del equipo
      • El que recibe el documento debe revisarlo y comentarlo activamente.
    • S4 - Compartido para revisión y autorización del contratista principal.
    • S5 - Compartido para revisión y autorización del cliente
  • Publicado
    • A1 - Documento aprobado y revisado.
      • el numero después de la A es para indicar a que fase del proyecto de las 7 que definen los británicos, pertenece el documento.
• Revisión
  • Versión de archivo, dividida en dos partes:
    • Cada vez que le damos a guardar a un archivo
    • Cada vez que compartimos una nueva versión del archivo.
  • P03.45: Estoy trabajando en la que será la tercera vez que entrego el documento, y he guardado ya 45 veces.
  • Los dos decimales sólo tienen sentido en la zona privada donde estamos trabajando.
  • Cuando lo compartes es la revisión P03 a secas.
  • Cuando se aprueba definitivamente sería la C01.
• Clasificación
  • Para indicar el contenido del archivo (no el tipo de contenido, sino el contenido en sí).
  • Tabla PM - Project Management de la Uniclass 2015
    • https://www.thenbs.com/our-tools/uniclass-2015

¿Qué pasa con la Descripción?

• La norma EN 82045-2: Gestión de documentación, dice que el identificador único de un archivo de estar separado de su descripción.
  • https://www.une.org/encuentra-tu-norma/busca-tu-norma/norma?c=N0038846
• Plataformas como BIM360 o Google Drive vienen con el atributo Descripción creado por defecto.
• El anexo británicos dice que la descripción sería un atributo más.
  • Es libre por lo que no necesita reglas ni codificaciones.
  • En teoría, al usar una clasificación, la descripción pierde utilidad.
    • La realidad es que Uniclass está en constante evolución.
    • No siempre hay una clasificación que englobe el contenido de un archivo.
      • Debes ir a un peldaño superior, pero es más genérico.
    • Hay muchos países que no tienen clasificaciones, o si las tienen, no hay una tabla específica para tipos de archivos.

BuildingSmart España

• Se basan en Anexo nacional británico de 2018.
• Se publicará el 29 de junio.
• Pequeños cambios en los nombres y significados de los campos de División funcional y espacial, y forma.
• No contemplan el metadato clasificación y a cambio meten el Descripción como un campo del nombre, pero opcional.
• No eliminan "los decimales" al compartir el archivo.
• No reinician el numero de revisión cuando el documento se aprueba.
  • En el estado publicado tendríamos la revisión 3.45 aunque sólo se haya aprobado un documento.

Demasiados campos en proyectos pequeños

• 7+3 campos pueden ser necesarios en una línea de metro, un hospital grande o un aeropuerto.
• En un edificio de 30 viviendas o en un centro cultural:
  • Nos obligaríamos a tener nombres con muchas ZZ y XX.
  • Incluso en proyectos medianos, las divisiones funcionales y espaciales sólo se usarían en archivos de modelos.
    • No se hace un presupuesto de la planta 7 o una justificación de cálculo sólo de la rampa.
  • Autor y disciplina serían prácticamente redundantes.
  • Seguramente no haya presupuesto para un entorno común de datos con gestión de atributos/metadatos.
    • Estado: con los conceptos clásicos, de trabajo, compartido y publicado sería suficiente.
    • Definitivamente Clasificación no aportaría nada respecto a una descripción.

Recomendación en proyectos pequeños

• Proyecto - Disciplina - Descripción
  • En la disciplina puedes meter también la zona en el caso de archivos de modelado
    • ARQ01, ARQ02 etc.
    • Que es una memoria, sólo ARQ.
  • El número como parte de la descripción
    • También puede ser una fecha en formato AAMMDD o AAMM.
  • Podemos hacer unas descripciones/tipos "estándares"
    • No hay más de 300 documentos diferentes en un proyecto pequeño.
    • La mitad si quitas los relacionados con licitaciones y contratos.
    • Ponle siempre la misma descripción a cada uno y tendrás una clasificación de facto.
  • Todos los campos siempre obligatorios, que lo tiene que entender una máquina.
• Estado como estructura de carpetas.
  • Si vas a mandar el archivo fuera del CDE, estado en el nombre.
  • Si además de la descripción quieres clasificación, como carpetas también.
• Versión, la que viene con Google Drive, Dropbox, etc.
• No inventes campos como fase, aprobado, etc,
  • Aunque simplifiques, usa siempre en estándar británico que es el más "estándar".

Volvemos después del verano

• Volvemos el 5 de septiembre de 2021.
• 11 semanas de parón, que serán 7 de descanso porque en agosto empezaré a preparar episodios y patrocinios.
• Un parón más largo que otros años pero tengo una mudanza y un cambio de trabajo por medio.
• Si están interesados en patrocinar el podcast, ya están abiertas las fechas de septiembre a diciembre.
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  • Con 3-4 patrocinadores se gastan las fechas así que no lo dejen pasar.
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AVISO: Este post es sólo un apoyo al audio del podcast. Leerlo de forma independiente podría llevar a conclusiones incompletas o incluso opuestas a las que se quieren transmitir.