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086 Implantar un CDE

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  • Episodio 073 CDE
    • CDE son dos cosas: el flujo de trabajo basado en estados y la plataforma tecnológica dónde lo hacemos.
    • El flujo es el mismo para todos, pero plataformas interconectadas puede haber varias.
      • El CDE del proyecto.
      • CDEs "distribuidos" de cada agente.
    • El CDE según la ISO es la solución a la gestión de información contenida en archivos.
      • Herramientas de comunicación, visores y demás son imprescindibles hoy en día, pero con la ISO en la mano, nos vale un dropbox.
  • Hoy vamos a ver cómo elegir, configurar y gestionar un CDE entendido como conjunto de plataformas tecnológicas.

1. Elegir plataformas

Realidad de la empresa

  • No se elige una plataforma para un proyecto.
    • A menos que sea un proyecto piloto o algo muy singular.
  • Cada empresa elige su plataforma de uso interno para todos sus proyectos.
    • La plataforma que mejor encaja con mis archivos de trabajo.
      • Y con archivos compartidos y publicados con mis subcontratistas.
    • Como proveedor deberemos adaptarnos a la plataforma de nuestro cliente para los archivos que compartimos con ellos.
      • En cada proyecto se puede ajustar la configuración y buscar soluciones que conecten con las demás plataformas del proyecto.
      • ¿Las plataformas que elegimos tienen conexión entre sí?
        • Directa: BIMsync y Dropbox
        • Mediante APIs: BIM360 y SharePoint.
  • Dentro y hacia abajo: la plataforma que nosotros queramos.
  • Lateral y hacia arriba: la plataforma que nos imponga nuestro cliente.
    • Si somo el cliente, elegimos nuestra plataforma y punto.

Servidor de la empresa vs CDE

  • Un CDE es sólo para proyectos.
  • En el servidor (cloud o no) van:
    • Proyectos terminados
    • Procedimientos internos
    • Nóminas, cuadros de vacaciones
    • Archivos de la página web
    • Plantillas de documentos.
  • Podemos usar la misma plataforma para que tenga una parte de CDE con los proyectos y otra más tipo servidor con el resto de archivos.Pero esto sólo es cómodo si usamos plataformas generalistas.
    • Mi caso: BIM360 + SharePoint, y 360 Admin Tools para sincronizarlas.
      • Sólo el 20% de los empleados de la empresa son técnicos.
      • No tiene sentido que marketing, financiero, jurídico... usen BIM360, mejor SharePoint.

Seguridad

  • Proyectos en los que internet está prohibido o hay una única plataforma homologada permitida por contrato.
  • Uso de nubes con certificados de seguridad como SOC2
    • La mayoría están alojadas en los servidores de las empresas más avanzadas del mundo: Amazon, Microsoft y Google.

Servidores europeos y RGPD

  • Reglamento General de Protección de Datos (RGPD o GDPR en inglés)
  • La ley prohíbe transferir datos personales fuera de la UE.
    • A servidores que estén físicamente fuera de la UE.
  • Antes había un acuerdo entre EEUU y la UE, el "Safe Habor", pero la justicia europea dijo en 2015 que EEUU "no era de fiar".
  • La ley permite transferir datos personales si hay un consentimiento expreso por parte del afectado.
  • Y de todas formas es para proteger nombres y apellidos, correos y teléfonos personales (no de empresa), datos médicos, direcciones personales. NO información del proyecto.
    • En el caso de Autodesk y BIM360, puedes elegir servidores europeos, pero los datos personales están en tu cuenta de Autodesk que se aloja en EEUU.
      • Pero cuando te registras, das tu consentimiento.
      • Elegir servidores europeos sólo sirve para tener latencias más bajas.

Coste

  • Desde gratis a más de 1.000€ por usuario.
  • No nos debe doler pagar por un CDE, pero debemos pagar por lo que vamos a usar.
    • Cuanto mayor sea la madurez BIM de los agentes, más partido le sacaremos y por lo tanto más retorno de la inversión.

Plataformas generalistas

  • Google Drive, Dropbox, OneDrive y SharePoint.
  • Entre gratis y 120€/usuario/año.
  • Muy conocidas.
  • Mejores herramientas de sincronización con el escritorio.
  • Mejores en edición de documentos de texto y hojas de cálculo.

Plataformas especializadas en AEC y BIM

  • BIM360 (ahora Construction Cloud), Procore, Aconex, ViewPoint, Dalux, BIMsync, usBIM, BIMserver.center, Thinkproject, ProjectWise, Asite...
  • Estamos pagando por funciones "extra" al compartir archivos:
    • Visores online/móvil
    • Gestores de incidencias y revisiones
    • Flujos de aprobación
    • Integración con software de modelado
    • Módulos de gestión de costes, licitaciones, interferencias, trabajo colaborativo en remoto.
  • Pago por usuario:
    • 250-500€/usuario/año, hasta 1000€ con complementos.
    • Algunas opciones gratuitas pero muy limitadas.
      • Autodesk Docs, comprando una AEC Collection.
    • Tienen descuento si compras muchas licencias.
      • 500 licencias de BIM360 Docs, 80€/usuario/año.
        • Pero son 40.000€ en total.
  • Pago por porcentaje del Presupuesto de ejecución:
    • Se llegan a acuerdos con cada empresa pero suele rondar 0,003%.
    • 10.000€/año para un proyecto de 7 millones. Usuarios ilimitados.
    • 100.000/año para una promotora que gestione 100 millones/año.
  • Actualmente los descuentos por volumen de usuarios son mayores que por volumen de proyectos.
    • A priori el pago por usuario es mucho más caro, pero según crece el presupuesto, se van compensado e incluso pasa a ser mejor.

Plataformas complementarias

  • BIMcollab, Revizto, BlueBeam, BIMspot, BIMcloud...
  • Plataformas centradas en una o dos funcionalidades, que complementan a otras.
    • Google Drive + BIMCollab. 200€/año/usuario.

Mis recomendaciones rápidas

  • Pequeñas empresas en proyectos simples:
    • Google Drive/Dropbox/Onedrive +BIMcollab.
      • Dalux visor gratuito para el móvil.
  • Proyectos OpenBIM:
    • BIMsync o usBIM
  • Colaboración en tiempo real con Revit:
    • BIM360
    • Si tu equipo está en la misma red local.
      • Dalux exporta vistas y planos directamente desde Revit.

Patrocinador: BIMLEARNING

Pero antes de seguir, el patrocinador: BIMLEARNING. Que como te comentaba la semana pasada seguro que los conoces porque son un centro de formación autorizado de Autodesk desde hace años o por los muchos libros sobre BIM que han publicado sus directores: Jose Miguel Morea y Jose Manuel Zaragoza. Pero es que también dan servicio de consultoría BIM a empresas, de hecho allá por el 2015, me ayudaron en mi primera implementación BIM, un hotel de 80.000 m², porque ya entonces eran referentes a nivel nacional en temas como mediciones y justificación del Código técnico con Revit. En estos últimos años se han mantenido a la última, incorporando en sus sistemas las normas ISO sobre BIM, como la 19650, y desarrollando herramientas propias que ayudan a planificar, automatizar y chequear todo el proceso. Si antes de contratar una consultoría quieres aprender con ellos su sistema y herramientas, recuerda que tienes un 10% descuento en su MASTER BIM MANAGEMENT y en su curso de Gestión BIM según la ISO 19650. Código BIMLEVEL, en el enlace que te dejo en las notas del programa. https://bimlearning.es/cursos-revit/bim-management-online/ https://bimlearning.es/cursos-revit/curso-de-gestion-bim-segun-iso-19650-online/

2. Configurar plataformas

Estructura de carpetas

  • Hacer listado de archivos primero.
    • Preguntar a todos los departamentos.
    • En todas las fases.
    • Qué archivos son colaborativos.
    • Qué archivos hay que conservar durante muchos años.
    • Qué archivos son sensibles.
  • Crear estructuras sencillas:
    • Definir 4 niveles máximo.
    • Permitir 2-3 niveles más libres.
  • Con nombres con alguna estrategia de "migas de pan".
    • Se comparten carpetas sueltas.
    • Estadísticas de uso sin rutas completas
    • ...
      • A Nombre carpeta nivel 1
      • AA Nombre carpeta nivel 2
      • AAA Nombre carpeta nivel 3

Permisos de acceso

  • Poco restrictivos, la información debe fluir.
    • Restringir sólo los sensibles.
    • De resto jugar con editar vs ver.
  • Usar perfiles siempre que podamos:
    • Rol
    • Empresa
    • Grupo
    • No dar permisos por email/usuario.
  • Quitar los miedos con acuerdos de confidencialidad.

Configurar la futura gestión

  • Si hay varias plataformas: ¿la comunicación entre ellas está solucionada?
  • Herramientas de soporte técnico e incidencias.
    • Recursos humanos suficientes para atender a 500 usuarios, por ejemplo.
      • Information manager
  • Solicitudes de altas, bajas y modificaciones de usuarios.
    • Formulario de Google/Microsoft:
      • Con todos los datos que necesitas.
      • Un único canal.

3. Gestionar plataformas

Muchos usuarios y mucha rotación

  • Explicarlo todo, no dar nada por “fácil”.
  • Formación en directo:
    • Los manuales y los tutoriales, no los mira nadie.
    • Las plataformas evolucionan rápido.
  • Ser estricto con las normas, pero que estas sean pocas y sencillas.
    • Nombres de archivos.

Resistencia al cambio

  • Las formaciones tienen que mostrar las ventajas.
  • Los flujos nuevos NO añaden trabajo, lo sustituyen.
  • Hacer reuniones y encuestas de lo que no gusta/funciona, y arreglarlo.

¿Quieres escuchar otro episodio? Los tienes todos en la sección de Podcast de esta web.

AVISO: Este post es sólo un apoyo al audio del podcast. Leerlo de forma independiente podría llevar a conclusiones incompletas o incluso opuestas a las que se quieren transmitir.

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Contenido proporcionado por Iván Guerra. Todo el contenido del podcast, incluidos episodios, gráficos y descripciones de podcast, lo carga y proporciona directamente Iván Guerra o su socio de plataforma de podcast. Si cree que alguien está utilizando su trabajo protegido por derechos de autor sin su permiso, puede seguir el proceso descrito aquí https://es.player.fm/legal.
  • Episodio 073 CDE
    • CDE son dos cosas: el flujo de trabajo basado en estados y la plataforma tecnológica dónde lo hacemos.
    • El flujo es el mismo para todos, pero plataformas interconectadas puede haber varias.
      • El CDE del proyecto.
      • CDEs "distribuidos" de cada agente.
    • El CDE según la ISO es la solución a la gestión de información contenida en archivos.
      • Herramientas de comunicación, visores y demás son imprescindibles hoy en día, pero con la ISO en la mano, nos vale un dropbox.
  • Hoy vamos a ver cómo elegir, configurar y gestionar un CDE entendido como conjunto de plataformas tecnológicas.

1. Elegir plataformas

Realidad de la empresa

  • No se elige una plataforma para un proyecto.
    • A menos que sea un proyecto piloto o algo muy singular.
  • Cada empresa elige su plataforma de uso interno para todos sus proyectos.
    • La plataforma que mejor encaja con mis archivos de trabajo.
      • Y con archivos compartidos y publicados con mis subcontratistas.
    • Como proveedor deberemos adaptarnos a la plataforma de nuestro cliente para los archivos que compartimos con ellos.
      • En cada proyecto se puede ajustar la configuración y buscar soluciones que conecten con las demás plataformas del proyecto.
      • ¿Las plataformas que elegimos tienen conexión entre sí?
        • Directa: BIMsync y Dropbox
        • Mediante APIs: BIM360 y SharePoint.
  • Dentro y hacia abajo: la plataforma que nosotros queramos.
  • Lateral y hacia arriba: la plataforma que nos imponga nuestro cliente.
    • Si somo el cliente, elegimos nuestra plataforma y punto.

Servidor de la empresa vs CDE

  • Un CDE es sólo para proyectos.
  • En el servidor (cloud o no) van:
    • Proyectos terminados
    • Procedimientos internos
    • Nóminas, cuadros de vacaciones
    • Archivos de la página web
    • Plantillas de documentos.
  • Podemos usar la misma plataforma para que tenga una parte de CDE con los proyectos y otra más tipo servidor con el resto de archivos.Pero esto sólo es cómodo si usamos plataformas generalistas.
    • Mi caso: BIM360 + SharePoint, y 360 Admin Tools para sincronizarlas.
      • Sólo el 20% de los empleados de la empresa son técnicos.
      • No tiene sentido que marketing, financiero, jurídico... usen BIM360, mejor SharePoint.

Seguridad

  • Proyectos en los que internet está prohibido o hay una única plataforma homologada permitida por contrato.
  • Uso de nubes con certificados de seguridad como SOC2
    • La mayoría están alojadas en los servidores de las empresas más avanzadas del mundo: Amazon, Microsoft y Google.

Servidores europeos y RGPD

  • Reglamento General de Protección de Datos (RGPD o GDPR en inglés)
  • La ley prohíbe transferir datos personales fuera de la UE.
    • A servidores que estén físicamente fuera de la UE.
  • Antes había un acuerdo entre EEUU y la UE, el "Safe Habor", pero la justicia europea dijo en 2015 que EEUU "no era de fiar".
  • La ley permite transferir datos personales si hay un consentimiento expreso por parte del afectado.
  • Y de todas formas es para proteger nombres y apellidos, correos y teléfonos personales (no de empresa), datos médicos, direcciones personales. NO información del proyecto.
    • En el caso de Autodesk y BIM360, puedes elegir servidores europeos, pero los datos personales están en tu cuenta de Autodesk que se aloja en EEUU.
      • Pero cuando te registras, das tu consentimiento.
      • Elegir servidores europeos sólo sirve para tener latencias más bajas.

Coste

  • Desde gratis a más de 1.000€ por usuario.
  • No nos debe doler pagar por un CDE, pero debemos pagar por lo que vamos a usar.
    • Cuanto mayor sea la madurez BIM de los agentes, más partido le sacaremos y por lo tanto más retorno de la inversión.

Plataformas generalistas

  • Google Drive, Dropbox, OneDrive y SharePoint.
  • Entre gratis y 120€/usuario/año.
  • Muy conocidas.
  • Mejores herramientas de sincronización con el escritorio.
  • Mejores en edición de documentos de texto y hojas de cálculo.

Plataformas especializadas en AEC y BIM

  • BIM360 (ahora Construction Cloud), Procore, Aconex, ViewPoint, Dalux, BIMsync, usBIM, BIMserver.center, Thinkproject, ProjectWise, Asite...
  • Estamos pagando por funciones "extra" al compartir archivos:
    • Visores online/móvil
    • Gestores de incidencias y revisiones
    • Flujos de aprobación
    • Integración con software de modelado
    • Módulos de gestión de costes, licitaciones, interferencias, trabajo colaborativo en remoto.
  • Pago por usuario:
    • 250-500€/usuario/año, hasta 1000€ con complementos.
    • Algunas opciones gratuitas pero muy limitadas.
      • Autodesk Docs, comprando una AEC Collection.
    • Tienen descuento si compras muchas licencias.
      • 500 licencias de BIM360 Docs, 80€/usuario/año.
        • Pero son 40.000€ en total.
  • Pago por porcentaje del Presupuesto de ejecución:
    • Se llegan a acuerdos con cada empresa pero suele rondar 0,003%.
    • 10.000€/año para un proyecto de 7 millones. Usuarios ilimitados.
    • 100.000/año para una promotora que gestione 100 millones/año.
  • Actualmente los descuentos por volumen de usuarios son mayores que por volumen de proyectos.
    • A priori el pago por usuario es mucho más caro, pero según crece el presupuesto, se van compensado e incluso pasa a ser mejor.

Plataformas complementarias

  • BIMcollab, Revizto, BlueBeam, BIMspot, BIMcloud...
  • Plataformas centradas en una o dos funcionalidades, que complementan a otras.
    • Google Drive + BIMCollab. 200€/año/usuario.

Mis recomendaciones rápidas

  • Pequeñas empresas en proyectos simples:
    • Google Drive/Dropbox/Onedrive +BIMcollab.
      • Dalux visor gratuito para el móvil.
  • Proyectos OpenBIM:
    • BIMsync o usBIM
  • Colaboración en tiempo real con Revit:
    • BIM360
    • Si tu equipo está en la misma red local.
      • Dalux exporta vistas y planos directamente desde Revit.

Patrocinador: BIMLEARNING

Pero antes de seguir, el patrocinador: BIMLEARNING. Que como te comentaba la semana pasada seguro que los conoces porque son un centro de formación autorizado de Autodesk desde hace años o por los muchos libros sobre BIM que han publicado sus directores: Jose Miguel Morea y Jose Manuel Zaragoza. Pero es que también dan servicio de consultoría BIM a empresas, de hecho allá por el 2015, me ayudaron en mi primera implementación BIM, un hotel de 80.000 m², porque ya entonces eran referentes a nivel nacional en temas como mediciones y justificación del Código técnico con Revit. En estos últimos años se han mantenido a la última, incorporando en sus sistemas las normas ISO sobre BIM, como la 19650, y desarrollando herramientas propias que ayudan a planificar, automatizar y chequear todo el proceso. Si antes de contratar una consultoría quieres aprender con ellos su sistema y herramientas, recuerda que tienes un 10% descuento en su MASTER BIM MANAGEMENT y en su curso de Gestión BIM según la ISO 19650. Código BIMLEVEL, en el enlace que te dejo en las notas del programa. https://bimlearning.es/cursos-revit/bim-management-online/ https://bimlearning.es/cursos-revit/curso-de-gestion-bim-segun-iso-19650-online/

2. Configurar plataformas

Estructura de carpetas

  • Hacer listado de archivos primero.
    • Preguntar a todos los departamentos.
    • En todas las fases.
    • Qué archivos son colaborativos.
    • Qué archivos hay que conservar durante muchos años.
    • Qué archivos son sensibles.
  • Crear estructuras sencillas:
    • Definir 4 niveles máximo.
    • Permitir 2-3 niveles más libres.
  • Con nombres con alguna estrategia de "migas de pan".
    • Se comparten carpetas sueltas.
    • Estadísticas de uso sin rutas completas
    • ...
      • A Nombre carpeta nivel 1
      • AA Nombre carpeta nivel 2
      • AAA Nombre carpeta nivel 3

Permisos de acceso

  • Poco restrictivos, la información debe fluir.
    • Restringir sólo los sensibles.
    • De resto jugar con editar vs ver.
  • Usar perfiles siempre que podamos:
    • Rol
    • Empresa
    • Grupo
    • No dar permisos por email/usuario.
  • Quitar los miedos con acuerdos de confidencialidad.

Configurar la futura gestión

  • Si hay varias plataformas: ¿la comunicación entre ellas está solucionada?
  • Herramientas de soporte técnico e incidencias.
    • Recursos humanos suficientes para atender a 500 usuarios, por ejemplo.
      • Information manager
  • Solicitudes de altas, bajas y modificaciones de usuarios.
    • Formulario de Google/Microsoft:
      • Con todos los datos que necesitas.
      • Un único canal.

3. Gestionar plataformas

Muchos usuarios y mucha rotación

  • Explicarlo todo, no dar nada por “fácil”.
  • Formación en directo:
    • Los manuales y los tutoriales, no los mira nadie.
    • Las plataformas evolucionan rápido.
  • Ser estricto con las normas, pero que estas sean pocas y sencillas.
    • Nombres de archivos.

Resistencia al cambio

  • Las formaciones tienen que mostrar las ventajas.
  • Los flujos nuevos NO añaden trabajo, lo sustituyen.
  • Hacer reuniones y encuestas de lo que no gusta/funciona, y arreglarlo.

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