383.- Factura digital, solución digital del kit digital.

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Bienvenidos y bienvenidas un día más a nuestras guías tecnológicas de cinco minutos de simple informática, que, como todas las semanas, todos los martes os contamos preguntas, lo que está en nuestra cabeza, lo que intentamos hacer es contestar preguntas de nuestros clientes o de nuestros oyentes para que a todos los demás os puedan surgir alguna idea. Empezar a pensar en alguna cosa que a lo mejor no habéis pensado.

Como nos está pasando con este ciclo que estamos haciendo sobre el kit digital, que tenemos muchas preguntas, que nos pregunta gente que nos escribe cliente nuestros, preguntas sobre el kit digital, como pedir las ayudas, como se tienen que pedir.

Hemos empezado este ciclo donde empezábamos, con cómo se piden. Y ahora dónde estamos explicando cuáles son las soluciones para este kit digital, que se pueden pedir para parar este kit digital para este tipo de subvenciones.

Como ya os digo, aquí se trata de resolverlo en cinco minutos, que sea rapidito y que surjan ideas y hacerlo lo más sencillo posible. Eso hace que a veces no sea muy profundo. Pero no intentamos dar una formación sobre todo esto, sino simplemente disparar una idea, el que tengáis algo ahí en la cabeza que os pueda venir bien.

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Factura electrónica

En este capítulo que nos encontramos hoy, que es el 383, voy a explicar la solución de factura electrónica según lo que pide el ministerio y según mi forma de entender todas estas cosas, como siempre hago, en esta solución, nos dicen, e incluye un número de horas de parametrización para definición de particularidades y depende si tiene diez o 50 empleados. Bueno, mirarlo un poco ahí porque no me voy a meter en dar mucho dato muy estricto.

Qué es lo que va a hacer la factura electrónica, en lo que la factura-e o de la i-factura depende de si lo dicen en inglés. Pero vamos, que al final lo que estamos haciendo es digitalizar las facturas, vamos a tener facturas de entrada y vamos a tener facturas de salida, las facturas que le hacemos a nuestros clientes, las facturas que nos hacen nuestros proveedores cuando intentamos digitalizar las facturas de proveedores es un mundo bastante complejo y habrá que utilizar un software y además darán distintos resultados.

Facturas que nosotros emitimos a nuestros clientes

Pero desde luego las facturas que nosotros emitimos a nuestros clientes. Y esto ha sido una cosa que yo me ha tocado discutir mucho con muchos de los clientes. Digitalizar una factura es tan fácil como emitir la factura y hacerla un PDF. Una vez que la tienes PDF se la puedes enviar a tu cliente y eso es una factura electrónica.

Otra cosa es que tengas que enfrentarte a la administración y ellos te pidan que le envíes esa factura con distintas características. Porque es lo mismo que te va a pasar a ti cuando tus proveedores te envían las facturas.

Facturas que nos envían nuestros proveedores

Si las facturas que te envían cada una tiene los datos en un sitio distinto, desde el propio nombre del cliente, del proveedor hasta los datos de los materiales. El precio, el IVA está en distintos sitios. Cuando tú escaneas esa factura para digitalizar la que sería la forma de hacerla digital, pasarla de un papel analógico, pasarla aún a un ordenador, hacerla digital. Cuando la escaneas solo vas a tener la imagen, pero no va, no te va a generar los textos que hay dentro de la factura.

Entonces tendrás que escanearla. Y luego, si quieres tener un control en una base de datos para poder solicitar facturas de este proveedor con el material X o lo que sea, tendrás que volver a picar todos los datos.

Los softwares que funcionan bien para digitalizar facturas normalmente tienen un OCR, un programa de reconocimiento de caracteres que lo que hace es buscar en determinados campos que antes han parametrizar determinadas posiciones en determinados sitios en la factura. Claro, si fueran todas iguales sería muy fácil porque dirías Aquí el nombre, Aquí el IVA, a Aquí les la cantidad y entonces esos datos automáticamente te pasarían a la base de datos y luego ya para consultas solo tendrías que ir a la base de datos y preguntar oye la factura de este proveedor y te saldría porque ya automáticamente lo habría metido.

Si no es así, si lo único que quieres es bueno, voy a digitalizar. Igual que estás enviando en PDF a tus clientes, puedes coger las facturas de tus proveedores, digitalizar las con un software de factura electrónica que lo que va a hacer es decirte Vale, estás escaneando la factura en este día y pone tal cosa.

Es una foto final. Estás haciendo una foto, un escaneo y la mete y te la certifica. Dice que tal día, a tal hora escanea esa factura y si te la han mandado ya en digital ya tienes un pdf. Es lo mismo lo que haces. Es decir, meto en mi software de gestión de factura electrónica, este pdf digital que me acaban de enviar y lo único que hago es certificar que tal día, a tal hora he colocado mi software de gestión de factura electrónica, este PDF digital. Y eso queda dentro de todas tus facturas de proveedores que has digitalizado y cuando se las vayas a enviar hacienda a tu gestoría, lo que tengas. Lo que vas a enviar es ese fichero, porque tú lo que has hecho es dar fe de que todos los papeles que están metiendo en tu software de gestión están hechos tal día a tal hora con la información que va en el fichero.

Facturas emitidas y recibidas digitalizadas y en base de datos

Entonces no es lo mismo tener las facturas, tanto las emitidas como las recibidas. Tú podrías una factura que vayas a emitir la podrías hacer en Word, generar un PDF y enviársela a tu cliente, pero luego para localizar la factura, tú tendrías que tener esas facturas de alguna manera que pudieras localizarla. Si lo haces por carpetas y vas diciendo la uno, la dos, la tres y luego tienes que buscar dentro de la carpeta, pues es una fórmula, pero lo normal es tener una base de datos donde luego busques y encuentres todas las facturas de este cliente y el programa, una base de datos, tantas facturas es tanta pasta, es tanto IVA al trimestre, lo que sea el final de año para presentar todo lo que se ha hecho en IVA en una base de datos es sencillo. Si lo haces en un word luego hacer un análisis, es complicado.

Las de proveedores es lo mismo según te las envían. Si las tienes metidas en bases de datos, pues podrás hacer consultas igual que para las de tu cliente, pero si no las tienes que solo tienes el documento, habrás hecho factura electrónica porque lo tienes todo digitalizado, pero te será difícil poder encontrar cada una de las cosas.

Bueno, ya me pasé de tiempo, como siempre, pero bueno, creo que queda claro lo que se trata de hacer con la factura electrónica. Tanto lo que se trata es de digitalizar tanto las de entrada como las de salida, para que de alguna manera automatizar lo más posible para poder encontrar datos y que te ofrezca información. No es un business intelligence, poder tomar datos sobre lo que tengo solo con hacer esto. Pero es una fórmula,

No son grandes cantidades las que ponen para la factura electrónica, porque evidentemente digamos que es uno de los capítulos más pequeños, dan hasta mil€. Pero bueno, merece la pena hacer la factura electrónica, por lo menos quitarte el papel de las recibidas y de las emitidas.

Pues gracias a todos por escucharme, como siempre os digo, gracias por dejarnos vuestras. Me gusta vuestros like y hacer saber a vuestros conocidos que estamos aquí, porque así más gente nos podrá escuchar y a más gente podremos ayudar con todas estas cosas que vamos contando. Gracias y hasta el martes que viene.

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